Lập bản kế hoạch kinh doanh quán trà sữa chi tiết A–Z (Kèm mẫu và bảng dự toán thực tế)

Lập bản kế hoạch kinh doanh quán trà sữa là bước đầu tiên và quan trọng nhất giúp bạn xác định rõ mô hình phù hợp, hiểu thị trường và ước tính chi phí – lợi nhuận trước khi bắt đầu kinh doanh. Một kế hoạch bài bản sẽ giúp bạn nắm được khách hàng mục tiêu, xây dựng menu hợp lý, quản lý tài chính hiệu quả và phát triển thương hiệu theo đúng định hướng. Dù mở quán nhỏ hay lựa chọn nhượng quyền, việc có kế hoạch chi tiết ngay từ đầu sẽ giảm rủi ro và tăng khả năng thành công. Đây chính là nền tảng để bạn tự tin triển khai và vận hành quán trong giai đoạn khởi nghiệp F&B nhiều cạnh tranh.

1. Hướng dẫn chi tiết cách lập bản kế hoạch kinh doanh quán trà sữa

Hướng dẫn chi tiết cách lập bản kế hoạch kinh doanh quán trà sữa

Một bản kế hoạch kinh doanh quán trà sữa hiệu quả không chỉ giúp bạn xác định rõ hướng đi mà còn là “bản đồ chiến lược” để vận hành, kiểm soát chi phí và đạt được lợi nhuận như kỳ vọng. Dưới đây là 6 bước chi tiết giúp bạn xây dựng kế hoạch bài bản và thực tế nhất.

1.1. Xác định ý tưởng và mục tiêu kinh doanh

Bước đầu tiên và cũng là quan trọng nhất khi lập kế hoạch kinh doanh quán trà sữa chính là xác định ý tưởng kinh doanh và mục tiêu cụ thể. Đây là nền tảng giúp bạn định hình mô hình quán, đối tượng khách hàng và định hướng phát triển lâu dài.

Trước khi bắt đầu, bạn cần lựa chọn mô hình hoạt động chính cho quán:

• Quán trà sữa takeaway (mang đi): Phù hợp với diện tích nhỏ, vốn đầu tư thấp, tập trung vào tốc độ phục vụ và vị trí thuận tiện (gần trường học, khu văn phòng).
• Quán trà sữa ngồi tại chỗ: Đòi hỏi không gian rộng, thiết kế bắt mắt, tạo trải nghiệm thoải mái cho khách hàng, phù hợp với giới trẻ thích check-in, tụ tập.
• Mô hình nhượng quyền: Áp dụng cho người muốn kinh doanh nhanh, dựa trên thương hiệu có sẵn. Tuy nhiên, chi phí đầu tư ban đầu cao hơn và cần tuân thủ quy trình của thương hiệu nhượng quyền.

Một kế hoạch chỉ thật sự hiệu quả khi có mục tiêu rõ ràng và đo lường được. Bạn nên đặt ra các chỉ tiêu cụ thể như:

• Doanh thu kỳ vọng: Ví dụ, đạt 150 triệu đồng/tháng sau 6 tháng hoạt động.
• Thị phần mục tiêu: Trở thành thương hiệu trà sữa được yêu thích nhất khu vực hoặc chiếm 10% thị phần trong khu vực bạn kinh doanh.
• Thời gian hòa vốn: Thông thường từ 6 – 12 tháng, tùy theo quy mô đầu tư và tốc độ phát triển khách hàng.

Các mục tiêu nên đảm bảo theo nguyên tắc SMART (Cụ thể – Đo lường được – Khả thi – Thực tế – Có thời hạn). Điều này giúp bạn dễ dàng kiểm soát tiến độ và điều chỉnh kế hoạch kịp thời.

1.2. Phân tích thị trường và khách hàng mục tiêu

1.2.1. Thị trường khu vực

• Khảo sát nhu cầu uống trà sữa, đối thủ, tiềm năng khách hàng quanh khu vực dự định mở quán.
• Ưu tiên vị trí gần trường học, văn phòng, khu dân cư đông.

1.2.2. Nhóm khách hàng chính

• Học sinh, sinh viên: thích trẻ trung, giá rẻ, check-in.
• Nhân viên văn phòng: chuộng tiện lợi, yên tĩnh.
• Giới trẻ: thích topping lạ, trải nghiệm mới.

1.2.3. Lợi thế cạnh tranh

• Menu sáng tạo, topping mới.
• Không gian đẹp, nhiều ưu đãi, phục vụ nhanh.
• Dịch vụ tiện lợi (giao hàng, đặt app, thẻ thành viên).

2.3. Lập Kế Hoạch Sản Phẩm, Menu & Giá Bán

1.3.1. Xây dựng menu đa dạng

Chọn sản phẩm chủ lực: trà sữa truyền thống, trà trái cây, matcha, macchiato…

Bổ sung topping (trân châu, pudding, thạch…) và đồ ăn nhẹ (bánh ngọt, snack).

Có thêm đồ uống khác: nước ép, cà phê, soda.

1.3.2. Định giá linh hoạt

• Giá dựa trên chi phí, phân khúc khách hàng và giá trị thương hiệu.
• Học sinh – sinh viên: 25–40k/ly; dân văn phòng/cao cấp: 45–70k/ly.
• Quán đẹp, topping đặc biệt có thể định giá cao hơn.

1.3.3. Combo & khuyến mãi

• Áp dụng combo tiết kiệm, ưu đãi nhóm, chương trình thành viên tích điểm.
• Khuyến mãi khai trương, ngày lễ: giảm giá, tặng topping, voucher.

1.4. Xây dựng kế hoạch marketing & bán hàng

1.4.1. Marketing đa kênh

• Quảng bá online: Facebook, TikTok, Instagram, chạy ads trong khu vực.
• Marketing offline: Phát tờ rơi, banner, sampling thử đồ uống tại trường/văn phòng.

1.4.2. Khai trương ấn tượng

• Giảm giá mạnh, tặng topping, combo đồng giá.
• Minigame, sự kiện tại quán, thuê KOLs/Influencer địa phương.

1.4.3. Hợp tác giao hàng & đối tác

• Đăng ký GrabFood, ShopeeFood, Baemin, GoFood.
• Hợp tác trường học, văn phòng, khu dân cư với ưu đãi nhóm/gói định kỳ.

1.4.4. Xây dựng thương hiệu & chăm sóc khách hàng

• Duy trì hình ảnh đồng bộ trên mọi nền tảng.
• Khuyến khích khách hàng check-in, review.
• Phản hồi nhanh, chăm sóc tận tình để tạo uy tín và giữ chân khách.

1.5. Lập Kế Hoạch Tài Chính

1.5.1. Vốn đầu tư ban đầu

• Mặt bằng: 15–40 triệu/tháng (cọc 3–6 tháng).
• Trang trí, nội thất: 50–150 triệu.
• Máy móc, thiết bị: 60–100 triệu.
• Nguyên liệu: 10–20 triệu.
• Marketing khai trương: 5–15 triệu.
• Tổng vốn cần: Khoảng 150–300 triệu.

1.5.2. Chi phí vận hành hàng tháng

• Thuê mặt bằng: 15–40 triệu.
• Nhân viên: 20–30 triệu.
• Nguyên liệu: 20–25% doanh thu.
• Điện, nước, wifi…: 5–10 triệu.
• Marketing duy trì: 3–5 triệu.
• Tổng chi phí: Khoảng 60–100 triệu/tháng.

1.5.3. Doanh thu & lợi nhuận dự kiến

• 150 khách/ngày × 35.000đ = ~5,2 triệu/ngày
• Doanh thu tháng: ~157 triệu
• Lợi nhuận ròng: 60–70 triệu/tháng (sau khi trừ chi phí)

1.5.4. Thời gian hoàn vốn

• Nếu đầu tư 250 triệu, lợi nhuận 60 triệu/tháng → hoàn vốn trong 4–5 tháng (tùy tình hình thực tế).

Hướng dẫn chi tiết cách lập bản kế hoạch kinh doanh quán trà sữa

1.6. Tổ chức vận hành và nhân sự

1.6.1. Sơ đồ nhân sự

• Chủ quán/Quản lý: Điều hành chung, tài chính, nhập hàng, marketing.
• Pha chế: Pha trà sữa, topping đúng công thức.
• Phục vụ: Đón tiếp, mang đồ, dọn dẹp, hỗ trợ khách.
• Thu ngân: Nhận đơn, thanh toán, lưu trữ doanh thu.
• Quản lý ca (nếu có): Giám sát hoạt động, hỗ trợ xử lý sự cố.
• Số lượng: 4–6 người chia ca/ngày.

1.6.2. Quy trình vận hành

• Nhập & kiểm tra nguyên liệu mỗi ca.
• Pha chế đúng quy trình, đảm bảo VSATTP.
• Phục vụ nhanh, thân thiện.
• Thu ngân chính xác, hỗ trợ đặt hàng qua app.
• Chăm sóc khách hàng, xử lý phản hồi.

1.6.3. Kiểm soát chất lượng & đánh giá nhân sự

• Quản lý tồn kho nguyên liệu hàng ngày.
• Theo dõi năng suất, thưởng phạt minh bạch.
• Đào tạo định kỳ kỹ năng & chất lượng phục vụ.
• Kiểm tra định kỳ chất lượng đồ uống và thiết bị.

2. Mẫu bản kế hoạch kinh doanh quán trà sữa (tham khảo thực tế)

Mô hình ví dụ: “TeaZone Mini” – Quán trà sữa bình dân 25m², vốn đầu tư 200 triệu đồng

Tổng quan mô hình:

• Diện tích: 25m², gần trường học & khu dân cư.
• Hình thức: Bán mang đi (takeaway) kết hợp vài bàn nhỏ cho khách ngồi.
• Tệp khách hàng chính: Học sinh – sinh viên – nhân viên văn phòng trẻ (15–30 tuổi).
• Định vị: Trà sữa ngon, giá bình dân (25.000–35.000đ/ly), phục vụ nhanh, topping phong phú.
• Mục tiêu: Hòa vốn trong 10–12 tháng, duy trì doanh thu ổn định 90–100 triệu/tháng.

2.1. Dự toán chi phí đầu tư ban đầu

2.2. Bảng chi phí vận hành hàng tháng

2.3. Bảng dự báo doanh thu & lợi nhuận thực tế

2.4. Quản lý tồn kho & kiểm soát hao hụt

Trong ngành đồ uống, hao hụt và tồn kho là thứ “ngốn tiền thầm lặng” mà nhiều chủ quán mới hay quên. Cần:

• Theo dõi nhập – xuất nguyên liệu hằng ngày (trà, sữa, topping).
• Thiết lập định mức pha chế (ví dụ: 1 ly 500ml dùng 8g trà, 30ml sữa đặc).
• Đánh giá hao hụt thực tế: 5–10% tổng nguyên liệu là bình thường.
• Tồn kho tối ưu: giữ mức dự trữ nguyên liệu đủ 3–5 ngày, tránh hết hạn hoặc hỏng hàng.
• Khấu hao máy móc: tính vào chi phí cố định, khấu hao trung bình 12–24 tháng.

Việc lập bản kế hoạch kinh doanh quán trà sữa không chỉ giúp bạn chuẩn bị chu đáo mà còn đóng vai trò như bản đồ chiến lược cho toàn bộ quá trình vận hành. Khi đã xác định rõ mục tiêu, thị trường, chi phí và hướng phát triển, bạn sẽ đưa ra quyết định đúng đắn và tránh được nhiều sai lầm tốn kém. Một kế hoạch chi tiết cũng giúp kiểm soát chất lượng, tối ưu doanh thu và đảm bảo quán hoạt động bền vững. Nhờ đó, bạn có thể xây dựng một thương hiệu trà sữa được ưa chuộng và duy trì lợi nhuận lâu dài.