Hướng dẫn chi tiết cách viết proposal mẫu chi tiết

Proposal là có nghĩa là “đề xuất”, trong đó người viết có thể trình bày những ý tưởng, thiết kế, cách thức tổ chức sự kiện, một công trình hay dự án nào đó. Bài viết sau đây Luận Văn 1080 hướng dẫn chi tiết cách viết proposal mẫu hay nhất.

Hướng dẫn chi tiết cách viết proposal mẫu hay nhất

1. Proposal là gì?

Proposal là có nghĩa là “đề xuất”, trong đó người viết có thể trình bày những ý tưởng, thiết kế, cách thức tổ chức sự kiện, một công trình hay dự án nào đó. Người viết có thể lựa chọn trình bày proposal bằng Words, Excel, và Power point.

Hiện nay do nhu cầu về proposol ngày càng nhiều nên có rất nhiều proposol mẫu cho người mới làm vừa để tiết kiệm thời gian vừa như một cách gợi ý khi bí ý tượng. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể viết 1 proposol mẫu chuyên nghiệp bằng cách làm theo hướng dẫn dưới đây dựa trên mục tiêu truyền tải nội dung:

• Thứ nhất, giới thiệu (An introduction)
• Thứ hai, đặt khách hàng là trung tâm (Client-centered)
• Thứ ba, diễn tả chi tiết về những gì bạn đề xuất với khách hàng (A detailed description of what you propose to do)
• Thứ tư, chuyên môn và kinh nghiệm của bạn (Your expertise and experience)

Bạn có thể viết ngắn hay dài thì tùy theo nội dung bạn muốn viết, nhưng nhớ là thứ tự proposol mẫu này vẫn như cũ.

Định nghĩa Proposal là gì?

2. Hướng dẫn chi tiết cách viết proposal

Thông thường, một bản proposal (đề xuất chương trình) gồm có 3 phần chính:

2.1. Phần I: OVERVIEW

Phần Overview giúp khách hàng hoặc đối tác nắm bắt toàn cảnh chương trình, bao gồm mục tiêu, người tiêu dùng mục tiêu, thời gian và địa điểm thực hiện. Phần này các bạn triển khai những ý sau:

2.1.1. Mục đích của chương trình

Phần này trình bày mục tiêu chính mà Proposal hướng tới. Thông thường, mục đích của chương trình được khách hàng (client) cung cấp sẵn, vì nó nằm trong kế hoạch marketing tổng thể (marketing plan) của họ.

Một số mục đích phổ biến có thể bao gồm:

• Tăng nhận diện thương hiệu (brand awareness).
• Giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
• Kích hoạt bán hàng (sales activation).
• Tăng cường tương tác với người tiêu dùng (consumer engagement).

Xác định rõ mục tiêu giúp bạn viết phần ý tưởng và chiến lược thuyết phục hơn, đảm bảo proposal đúng hướng mong muốn của khách hàng.

2.1.2. Consumer Insight

Đây là phần thể hiện sự hiểu biết sâu sắc về người tiêu dùng mục tiêu. Các bạn phải research 1 số những thông tin và insight của target consumer để biết họ nghĩ gì và muốn gì để hiểu được đối tượng mà chương trình hướng tới.

Hãy trả lời những câu hỏi như:

• Người tiêu dùng đang nghĩ gì, mong muốn gì hoặc gặp vấn đề gì?
• Động lực nào khiến họ mua hàng hoặc tham gia chương trình?

Khi hiểu rõ insight, bạn sẽ dễ dàng xác định cách tiếp cận, thông điệp và hình thức truyền thông phù hợp.

2.1.3. Target Consumers

Phần này xác định nhóm khách hàng mục tiêu (đối tượng mà chương trình muốn hướng đến). Bạn cần phân tích rõ đặc điểm nhân khẩu học và hành vi tiêu dùng của họ, bao gồm:

• Giới tính, độ tuổi, thu nhập, nghề nghiệp.
• Sở thích, phong cách sống, thói quen tiêu dùng.
• Những địa điểm hoặc kênh họ thường xuất hiện (online/offline).

Từ kết quả phân tích, bạn có thể lựa chọn được kênh truyền thông, địa điểm tổ chức và cách thức tiếp cận phù hợp nhất để “đánh trúng” khách hàng mục tiêu.

2.1.4. Timing & Location

Phần này thể hiện thời gian và địa điểm thực hiện chương trình.

• Timing: Xác định rõ thời điểm triển khai, có thể theo tháng, quý hoặc mùa vụ phù hợp với hành vi tiêu dùng. Ví dụ: Chạy chiến dịch “Back to School” vào tháng 8–9, hoặc “Summer Sale” vào tháng 5–6.
• Location: Lựa chọn địa điểm tổ chức dựa trên nơi khách hàng mục tiêu thường xuất hiện hoặc dễ tiếp cận nhất. Ví dụ: trung tâm thương mại, trường đại học, khu vui chơi, hoặc nền tảng online như Facebook, TikTok, Shopee Live…

Xác định đúng thời điểm và địa điểm giúp tăng hiệu quả truyền thông, tiết kiệm chi phí và tiếp cận chính xác nhóm khách hàng tiềm năng.

2.2. Phần II: EXECUTION

Phần Execution trình bày cách bạn hiện thực hóa ý tưởng trong proposal, bao gồm concept chủ đạo, cách phát triển ý tưởng, và cơ chế triển khai chương trình. Đây là phần chiếm trọng tâm của proposal, vì nó cho thấy bạn sẽ làm gì và làm như thế nào để đạt được mục tiêu mà khách hàng mong muốn.

2.2.1. Concept

Concept là ý tưởng chủ đạo của chương trình, được xây dựng dựa trên consumer insight (hiểu biết về người tiêu dùng) và định hướng thương hiệu của nhãn hàng. Concept cần đảm bảo:

• Phù hợp với insight của khách hàng mục tiêu.
• Thể hiện rõ giá trị cốt lõi của thương hiệu.
• Có khả năng truyền cảm hứng và gợi mở ý tưởng triển khai.

Một concept tốt sẽ giúp proposal có linh hồn, dễ chạm cảm xúc khách hàng và giúp toàn bộ chiến dịch thống nhất về thông điệp và hình ảnh.

2.2.2. Concept Development

Sau khi đã xác định concept chủ đạo, bước tiếp theo là phát triển concept (Concept Development) – tức là phân tích sâu hơn và cụ thể hóa cách concept đó sẽ được thể hiện trong thực tế như:

• Bạn cần mô tả rõ mối liên hệ giữa concept và mục tiêu của chiến dịch.
• Trình bày các hoạt động hoặc ý tưởng nhỏ hơn được phát triển xoay quanh concept đó.
• Các hoạt động nên logic, sáng tạo và có khả năng kết nối liền mạch.

Ví dụ như Concept “Be Your Own Star” có thể được phát triển thành:

• Chuỗi sự kiện “Star Challenge” tại các trường đại học.
• Cuộc thi online trên TikTok với hashtag #BeYourOwnStar.
• Bộ filter Instagram cho phép người dùng tạo hình ngôi sao mang phong cách riêng.

Phần này giúp khách hàng hình dung được ý tưởng của bạn có thể triển khai thành chiến dịch thực tế như thế nào, đồng thời thể hiện khả năng sáng tạo và tư duy chiến lược của đội ngũ thực hiện.

2.2.3. Mechanic

Phần Mechanic mô tả cách thức và quy trình thực hiện chương trình một cách sơ lược để khi khách hàng nhìn vào đó sẽ nhìn được khung của chương trình: từ các bước chính để triển khai đến mô tả hình thức hoạt động (online, offline, activation, event, social campaign…),…

Ví dụ:

• Giai đoạn 1: Khởi động & truyền thông trước sự kiện (Teaser phase).
• Giai đoạn 2: Tổ chức chương trình chính (Main event).
• Giai đoạn 3: Duy trì hiệu ứng & tổng kết (Post-event / Sustaining).

Ở phần này, bạn chưa cần mô tả chi tiết từng hoạt động nhỏ, mà chỉ cần phác thảo khung chương trình tổng thể để khách hàng dễ hình dung.

2.2.4. Detail Mechanic

Phần Detail Mechanic trình bày toàn bộ chi tiết thực thi của chương trình, mô tả cụ thể cách triển khai, hoạt động, trò chơi và phân công nhân sự. Đây là phần giúp khách hàng hình dung chính xác chương trình của bạn sẽ diễn ra từng bước như thế nào, do ai thực hiện và cách thức vận hành thực tế ra sao.

• Cách thức thực hiện: Mô tả quy trình triển khai chương trình từ chuẩn bị, tổ chức đến tổng kết; gồm thời gian cho từng giai đoạn(set-up, briefing, chạy thử, main event, wrap-up…), địa điểm, và các bộ phận phối hợp (logistic, nhân sự, kỹ thuật…).
• Trò chơi và hoạt động: Liệt kê các trò chơi, hoạt động chính trong chương trình; nêu cách chơi, mục tiêu, cách tham gia và phần thưởng để tăng tương tác người tham dự.
• Hoạt động tương tác với nhãn hàng: Trình bày các hình thức người tiêu dùng tiếp xúc trực tiếp với thương hiệu như dùng thử sản phẩm, chụp ảnh check-in, quét QR, mini game hoặc chia sẻ mạng xã hội.
• Phân công nhân sự: Nêu rõ vai trò và nhiệm vụ từng nhóm như Promoter (giới thiệu, hỗ trợ khách), MC (dẫn chương trình), Supervisor (quản lý đội), Technical team (âm thanh, ánh sáng) và Media team (ghi hình, đăng tải nội dung).

>> Đọc thêm: Bỏ Túi Cách Viết Assignment Chắc Chắn Điểm Cao – Cực Đơn Giả

2.3. Phần III: PLAN

2.3.1. Master Plan

Master Plan là kế hoạch tổng thể thể hiện toàn bộ thông tin cốt lõi của chương trình: từ mục tiêu, địa điểm, nhân sự, vật phẩm, đến thời gian triển khai. Cụ thể:

• Thông tin chung của chương trình: Tên chương trình, đơn vị tổ chức, thời gia, thực hiện, địa điểm, mục tiêu,…
• Hạng mục triển khai chính cùng số lượng cụ thể và mô tả chi tiết: tờ rơi, quà tặng, gian hàng, backdrop,… theo nhận diện thương hiệu và tiêu chuẩn sự kiện
• Nguồn nhân sự và cơ cấu làm việc có thể kèm sơ đồ tổ chức (organizational chart) hoặc flow mô tả quy trình làm việc để khách hàng thấy bạn có bộ máy vận hành rõ ràng.
• Thời gian và địa điểm triển khai cần chia thành từng giai đoạn nhỏ, tránh xung đột lịch và tối ưu nhân lực.
• Đảm bảo tính khả thi và thuyết phục, phù hợp với quy mô thực tế. Mỗi hạng mục đều phục vụ trực tiếp cho mục tiêu truyền thông. Và Master Plan cần có sự liên kết rõ ràng giữa insight – concept – hoạt động.

Việc xây dựng một Master Plan rõ ràng, thuyết phục sẽ giúp bạn tạo niềm tin với khách hàng, đồng thời thể hiện khả năng quản lý và điều phối dự án hiệu quả.

2.3.2. Human Power

Phần này các bạn ghi sơ đồ nhân sự trong chương trình và nhiệm vụ của từng người chi tiết trong chương trình. Chúng ta cần phân biệt nhân sự cố định (core team) và nhân sự thuê ngoài (freelance / support).

Nếu là dự án lớn, có thể chia nhóm: Planning Team, Operation Team, Creative Team, Technical Team. Và mỗi vai trò nên có mục tiêu – trách nhiệm – đầu ra cụ thể.

Ví dụ mẫu minh họa phân bổ nhân sự thường dùng trong proposal marketing / activation:

2.3.3. Timeline

Timeline là bảng thời gian thể hiện toàn bộ quá trình thực hiện chương trình.Các bạn ghi rõ những hạng mục từ khi viết và gửi proposal cho tới khi làm báo cáo sau khi kết thúc. Khi lập timeline, ta cần chú ý:

• Chia timeline thành 3–4 giai đoạn chính để tránh rối mắt.
• Mỗi hạng mục cần có thời gian bắt đầu – kết thúc rõ ràng.
• Luôn dự trù thời gian dự phòng (buffer) để tránh chậm trễ khi có sự cố.
• Nếu có nhiều hoạt động song song, nên biểu diễn bằng biểu đồ Gantt (Gantt Chart) để trực quan hơn.

Phần này tuy nhỏ nhưng cũng không kém phần quan trọng vì nó xác định thời gian chạy chương trình. Nếu bạn tính không kỹ thì có thể ảnh hưởng tới tiến trình thực hiện chương trình.

2.3.4. Dự trù chi phí (Budget)

Rất nhiều người mới viết proposal thường thắc mắc là trong proposal có phần dự trù chi phí không? Câu trả lời là có nhưng phụ thuộc vào mục đích và đối tượng người nhận proposal:

• Nếu proposal gửi cho khách hàng (client) – đặc biệt là proposal agency, marketing, sự kiện, truyền thông → Bắt buộc phải có phần “Budget” hoặc “Estimated Cost” (Dự trù chi phí).

Còn bạn không nên đưa chi phí vào Proposal nếu:

• Proposal chỉ mang tính học thuật (ví dụ đề án môn học, bài tiểu luận, bài hướng dẫn cách viết proposal) → thì có thể bỏ qua hoặc chỉ nêu “tổng quan ngân sách” mà không cần con số chi tiết.
• Khi bạn chỉ đang gửi ý tưởng sơ bộ (concept pitch) mà client chưa yêu cầu báo giá.
• Khi thông tin giá thành còn phụ thuộc vào phê duyệt của đối tác / bên thứ ba.

Với bài hướng dẫn chi tiết cách viết proposal mẫu này, hi vọng bạn có thể tự mình viết 1 bài proposol theo ý muốn. Hãy luôn đầu tư vào cấu trúc, insight và cách trình bày để proposal của bạn trở thành bản kế hoạch thuyết phục, logic và mang tính thực thi cao.