Cơ sở lý luận chung về kế toán vốn bằng tiền và ví dụ trong định khoản

Giới thiệu chung về các kiến thức cơ sở lý luận chung về kế toán vốn bằng tiền. Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn lưu động được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển.

Mục lục

1. Khái niệm và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền

1.1. Khái niệm kế toán vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn lưu động được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển.

1.2. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền

Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số liệu hiện có và tình hình biến động sử dụng tiền mặt quản lý chặt chẽ chế độ thu, chi của công ty cho phù hợp với Nhà nước.
Vốn bằng tiền của đơn vị là tài sản tồn tại dưới dạng hình thức giá trị trong quá trình kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán mua sắm vật tư hàng hóa để phục vụ cho quá trình kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hàng hóa hoặc thu tiền các khoản công nợ.
Việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân theo nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ của Nhà nước.
Phản ánh tình hình tăng, giảm và số dư tồn quỹ hàng ngày, đôn đốc việc chấp hành thanh toán của mọi thành viên cho kịp thời giám sát việc chi tiêu tiền mặt cho phù hợp với chế độ của Nhà nước.
Kế toán vốn bằng tiền trong quá trình kinh doanh của công ty thường phát sinh quan hệ thanh toán giữa công ty với Nhà nước, cấp trên với cán bộ công nhân viên. kế toán dùng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, của công ty để thanh toán, đồng thời phải phản ánh rõ, chính xác nhiệm vụ thanh toán từng đối tượng, từng khoản thanh toán tránh tình trạng chiếm dụng vốn.
Kế toán tiền vay nhằm đáp ứng nhu cầu về vốn cho nhu cầu kinh doanh trong trường hợp vượt quá khả năng nguồn vốn tự có công ty có thể huy động vốn thông qua tín dụng. Nhưng đảm bảo vay có mục đích có kế hoạch. Sử dụng tiền vay phải có vật tư hàng hóa đảm bảo hoàn trả đúng kỳ hạn cả vốn lẫn lãi.

>> Đọc thêm: Cơ sở lý luận về kế toán nợ phải trả và các khoản nợ phải thu

2. Nguyên tắc và đặc điểm của kế toán vốn bằng tiền

2.1. Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền

Kế toán vốn bằng tiền sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Việt Nam đồng.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt thì kế toán phải ghi hàng ngày (cập nhật hàng ngày) và tính ra số dư cuối mỗi ngày.
Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ thì kế toán ghi trên tài khoản phải quy đổi ra tiền Việt Nam (theo tỷ giá thực tế do Ngân hàng công bố)
Nghiệp vụ liên quan đến vàng bạc, đá quý, kim khí quý, theo dõi cả số lượng, chất lượng, giá trị.

2.2. Đặc điểm kế toán vốn bằng tiền

Muốn cho quá trình sản xuất kinh doanh ngày càng liên tục thì đơn vị phải có một số vốn bằng tiền nhất định, tiền tệ được dùng bằng vật ngang giá để mua bán giúp cho quá trình mua bán diễn ra nhanh gọn:

2.2.1. Các loại vốn bằng tiền trong doanh nghiệp và ý nghĩa của việc tổ chức

Tổ chức tốt kế toán vốn bằng tiền không những có ý nghĩa to lớn đối với việc tổ chức lưu động tiền tệ, ổn định tiền tệ và giá cả thị trường trên toàn xã hội gồm các loại như:

Tiền mặt ở quỹ của đơn vị, của công ty là tiền bán hàng chưa nộp tiền mặt để mua hàng để chi phí và chi trả cho các khoản khác.
Tiền đang chuyển là tiền hàng chưa thu được đã nộp vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo có hoặc bảng sao kê của Ngân hàng tức là số tiền đó chưa ghi vào tài khoản của công ty.
Tiền gửi ngân hàng là khoản tiền nhàn rỗi của công ty chưa sử dụng đến đều gửi vào ngân hàng ở tài khoản của công ty mở tại Ngân hàng.

Để thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ cũng như đảm bảo được những yêu cầu của công tác kế toán vốn bằng tiền, kế toán trưởng ở các công ty, xí nghiệp cần phải tổ chức công tác kế toán ở đơn vị một cách khoa học và hợp lý, phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ kế toán nói chung và kế toán vốn bằng tiền nói riêng.

2.2.2. Yêu cầu đối với hạch toán vốn bằng tiền

Hoạt động kinh doanh sản xuất ở công ty có liên quan đến mọi bộ phận, mọi người trong công ty. Vì vậy để thu thập được thông tin kinh tế về tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính trong công ty thì cần phải tổ chức tốt hạch toán ban đầu ở tất cả các bộ phận ở công ty. Trong đó kế toán nghiệp vụ vốn bằng tiền được tốt thì xí nghiệp phải:

Căn cứ vào hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu của tổng cục thống kê kế toán của ngành đã ban hành để quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu đối với nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền phát sinh.
Quy định người chịu trách nhiệm thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ ban đầu, đồng thời hướng dẫn một cách đồng bộ ghi chép đầy đủ các yếu tố của chứng từ.
Quy định trình tự luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền, xác định rõ thời hạn lập và luân chuyển chứng từ ban đầu và luân chuyển chứng từ theo quy định để đảm bảo cho việc ghi sổ và theo dõi kịp thời.
Chất lượng hạch toán ban đầu có ý nghĩa đối với toàn bộ phận công tác kế toán. Vì vậy việc phân công và tổ chức nghiệp vụ vốn bằng tiền cần phải cụ thể thống nhất. Việc tổ chức phân công rất rõ ràng đối với cá nhân giúp xác định rõ trách nhiệm vật chất, tiền vốn đối với cá nhân liên quan đến nhiệm vụ cụ thể.
Với hình thức kế toán tập trung thì việc thống nhất với nhau về trình tự luân chuyển chứng từ giúp cho quá trình luân chuyển có thứ tự, nhanh chóng kịp thời thuận lợi cho công việc theo dõi nguồn vốn tại Công ty.

>> Tham khảo thêm: Bảng giá thuê viết luận văn chi tiết, minh bạch

3. Phương pháp hạch toán kế toán vốn bằng tiền

3.1. Kế toán tiền mặt

3.1.1. Khái niệm kế toán tiền mặt

Là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ tiền mặt của đơn vị bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim loại quý, đá quý, tín phiếu, ngân phiếu.

3.1.2. Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán tiền mặt

Tài khoản sử dụng:

Tài khoản sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111 – “Tiền mặt”.

Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 1111 – “Tiền Việt Nam”: phản ánh tình hình thu, chi, thừa, thiếu, tồn quỹ tiền Việt Nam.
Tài khoản 1112 – “Tiền ngoại tệ”.
Tài khoản 1113 – “Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý”.

Cơ sở pháp lý để ghi Nợ TK 111 là các phiếu thu, còn cơ sở để ghi Có TK 111 là các phiếu chi.

Kết cấu TK 111:

Nguyên tắc hạch toán:

Bất kỳ đơn vị nào cũng phải có một lượng tiền mặt nhất định để phục vụ cho việc chi tiêu hàng ngày. Tiền mặt của đơn vị phải được tính toán hợp lý.

Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu, chi, bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ có trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ do Giám đốc đơn vị chủ định và không được trực tiếp mua bán vật tư, hàng hoá. Đồng thời, không được kiêm nhiệm công việc kế toán. Thủ quỹ chỉ được chi tiêu khi có các chứng từ hợp lệ và phải có chữ ký của kế toán trưởng cùng thủ trưởng đơn vị.

3.1.3. Ví dụ Định khoản kế toán các khoản thu, chi tiền mặt

a) Thu tiền bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ

Nợ TK 111 (1111)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
Có TK 512 – Doanh thu nội bộ
Có TK 333 (3331) – Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

b) Xuất quỹ tiền mặt trả các khoản nợ phải trả

Nợ TK 331 – Phải trả người bán
Nợ TK 334 – Phải trả cán bộ công nhân viên
Nợ TK 338 (3388) – Phải trả khác
Nợ TK 336 – Phải trả nội bộ
Nợ TK 311 – Vay ngắn hạn ngân hàng
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (chi tiết từng loại)
Có TK 111 (1111)

3.1.4. Ví dụ Định khoản kế toán các khoản thu, chi bằng ngoại tệ

a) Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ

Nợ TK 111 (1112)
Có TK 511, 512
Có TK 333 (3331) – Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

b) Chi ngoại tệ để mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ

Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu
Nợ TK 156 – Hàng hóa
Nợ TK 211, 213 – Tài sản cố định
Nợ TK 611 – Mua hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111 (1112): theo tỷ giá hạch toán (TGHT)

3.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng

3.2.1. Khái niệm kế toán tiền gửi ngân hàng

Kế toán tiền gửi ngân hàng phản ánh số vốn bằng tiền của đơn vị đang gửi tại ngân hàng, kho bạc hoặc công ty tài chính. Tiền gửi bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý.

3.2.2. Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán

Tài khoản sử dụng:

Hạch toán tiền gửi ngân hàng (TGNH) được thực hiện trên TK 112 – “Tiền gửi ngân hàng”.

Tài khoản 112 gồm 3 tài khoản cấp 2:

TK 1121 – Tiền Việt Nam: phản ánh số tiền Việt Nam đang gửi tại ngân hàng.
TK 1122 – Ngoại tệ: phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng, đã quy đổi ra đồng Việt Nam.
TK 1123 – Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý đang gửi tại ngân hàng.

Kết cấu TK 112:

Nguyên tắc hạch toán:

Căn cứ để ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng của đơn vị là giấy báo Nợ, giấy báo Có hoặc các bảng sao kê của ngân hàng như ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, bảng kê nộp séc.
Cuối kỳ, nếu có sai lệch giữa số liệu trên sổ kế toán và số liệu trên sổ của ngân hàng thì phải ghi sổ theo số liệu của ngân hàng.

3.2.3. Định khoản Kế toán tăng tiền gửi ngân hàng

a) Kế toán tăng tiền gửi ngân hàng

Thu hồi các khoản nợ bằng chuyển khoản

Nợ TK 112
Có TK 131, 136, 138…

Thu tiền bán hàng bằng séc, bằng chuyển khoản qua ngân hàng

Nợ TK 112
Có TK 511

b) Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng

Chuyển tiền gửi ngân hàng để trả nợ

Nợ TK 311, 331, 333
Có TK 112

Rút (chuyển) tiền gửi ngân hàng để mua vật tư, hàng hóa, tài sản…

Nợ TK 152, 156, 211
Có TK 112

Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt

Nợ TK 111
Có TK 112

3.3. Kế toán tiền đang chuyển

3.3.1. Khái niệm kế toán tiền đang chuyển

Tiền đang chuyển là số vốn bằng tiền của đơn vị đã gửi vào ngân hàng, kho bạc hoặc đã gửi cho bưu điện để chuyển cho ngân hàng; hoặc đã làm thủ tục chuyển tiền từ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Có, giấy báo Nợ hay các bảng sao kê của ngân hàng.

3.3.2. Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán

Tài khoản sử dụng:

Tài khoản dùng để hạch toán tiền đang chuyển là TK 113 – “Tiền đang chuyển”, gồm 2 tài khoản cấp 2:

TK 1131 – Tiền Việt Nam
TK 1132 – Ngoại tệ

Nguyên tắc hạch toán

Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ hợp lệ như giấy nộp tiền, giấy chuyển tiền, bảng kê nộp tiền qua bưu điện, giấy báo Có hoặc giấy báo Nợ của ngân hàng khi khoản tiền chuyển đã được xác nhận.
Nếu cuối kỳ số tiền đã chuyển nhưng chưa nhận được chứng từ xác nhận từ ngân hàng thì vẫn phải phản ánh vào TK 113 – Tiền đang chuyển.
Khi ngân hàng gửi giấy báo Có hoặc báo Nợ, kế toán kết chuyển từ TK 113 sang các tài khoản liên quan (TK 112, TK 331, TK 511…) tùy theo nội dung nghiệp vụ.

3.3.3. Định khoản kế toán tiền đang chuyển

a) Kế toán tăng tiền đang chuyển

Đã nộp tiền vào ngân hàng hoặc kho bạc, nhưng cuối kỳ chưa có giấy báo Có

Nợ TK 113 – Tiền đang chuyển
Có TK 111 – Tiền mặt

Chuyển tiền từ TK 112 sang, nhưng cuối kỳ chưa có giấy báo Nợ hoặc báo Có

Nợ TK 113 – Tiền đang chuyển
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

b) Kế toán giảm tiền đang chuyển

Khi nhận được giấy báo Có của ngân hàng (xác nhận tiền đã vào tài khoản)

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 113 – Tiền đang chuyển

Khi có giấy báo Nợ từ ngân hàng (xác nhận tiền đã chuyển đi cho đơn vị khác)

Nợ TK 331 – Phải trả người bán (hoặc các TK liên quan như 311, 333…)
Có TK 113 – Tiền đang chuyển

Như vậy, TK 113 chỉ phản ánh tạm thời khoản tiền đã chuyển đi hoặc gửi ngân hàng nhưng chưa có chứng từ xác nhận. Khi có xác nhận của ngân hàng, kế toán sẽ kết chuyển sang TK 112 hoặc các tài khoản khác.

Kế toán vốn bằng tiền giữ vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, giúp phản ánh chính xác các nghiệp vụ thu, chi và tình hình biến động của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng cũng như tiền đang chuyển. Việc nắm vững khái niệm, nguyên tắc và phương pháp hạch toán không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn hỗ trợ nhà quản trị theo dõi, kiểm soát dòng tiền hiệu quả, từ đó nâng cao năng lực tài chính và hiệu quả kinh doanh của đơn vị.

Bài đăng này hữu ích như thế nào?

Bấm vào một ngôi sao để đánh giá nó!