Giấy giới thiệu thực tập là gì? Mẫu và cách viết chuẩn nhất

Giấy giới thiệu thực tập là văn bản do nhà trường cấp để xác nhận sinh viên đủ điều kiện và được cử đến thực tập tại một cơ quan, doanh nghiệp. Tuy chỉ là một trang giấy, đây lại là thứ mở cánh cửa đầu tiên giữa giảng đường và môi trường làm việc thực tế. Vậy văn bản này gồm những nội dung gì, viết thế nào cho đúng quy chuẩn và dễ được đơn vị tiếp nhận chấp thuận? Cùng Luận Văn 1080 tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

1. Giấy giới thiệu thực tập là gì? Dùng để làm gì?

Giấy giới thiệu thực tập là văn bản do trường đại học, cao đẳng cấp cho sinh viên. Văn bản này xác nhận người được giới thiệu đang theo học tại trường và được cử đến thực tập tại một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Về pháp lý, giấy giới thiệu là một trong các loại văn bản hành chính quy định tại Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Nghị định này do Chính phủ ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020. Mỗi trường tự soạn mẫu giấy giới thiệu riêng nhưng thường theo thể thức văn bản hành chính: có quốc hiệu, tiêu ngữ, số, ký hiệu, chữ ký và con dấu.

Theo chương trình đào tạo, sinh viên thường đi thực tập vào năm 3 hoặc năm 4, tại đơn vị phù hợp với chuyên ngành. Đây là giai đoạn để “học đi đôi với hành”. Trong giai đoạn này, giấy giới thiệu thực tập có 4 vai trò chính:

• Xác nhận tư cách sinh viên: Nhà trường chứng nhận người được giới thiệu đang theo học tại trường. Thông tin xác nhận gồm họ tên, mã số sinh viên, lớp, khóa và chuyên ngành.
• Làm căn cứ để đơn vị tiếp nhận: Cơ quan, doanh nghiệp dựa vào giấy giới thiệu để xem xét và đồng ý nhận sinh viên vào vị trí phù hợp với chuyên môn đã học.
• Bảo đảm quyền lợi của sinh viên: Quá trình thực tập có cơ sở chính thức, được nhà trường theo dõi. Kết quả thực tập vì vậy có giá trị khi đánh giá học phần.
• Phục vụ báo cáo và đề tài tốt nghiệp: Thực tập có xác nhận giúp sinh viên thu thập số liệu, tiếp cận thực tiễn và hoàn thành báo cáo hoặc khóa luận một cách thuận lợi.

Giấy giới thiệu thực tập là gì? Dùng để làm gì?

Tìm hiểu thêm: Giấy xác nhận thực tập

2. Mẫu giấy giới thiệu thực tập có bắt buộc không?

Hiện pháp luật chưa có quy định bắt buộc sinh viên phải có giấy giới thiệu thực tập. Việc có cần hay không phụ thuộc vào 3 yếu tố:

• Quy định của nhà trường: Mỗi trường có quy trình thực tập riêng. Nhiều trường chỉ công nhận kết quả thực tập khi sinh viên có giấy giới thiệu thực tập hoặc quyết định cử đi thực tập. Ví dụ, ở Khoa Điện, Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội, việc thực tập được thực hiện căn cứ vào quyết định cử sinh viên đi thực tập của Nhà trường. 
• Yêu cầu của đơn vị tiếp nhận: Doanh nghiệp lớn và cơ quan nhà nước thường yêu cầu giấy giới thiệu để xác minh tư cách sinh viên. Doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ cần CV hoặc thẻ sinh viên.
• Tính chất đợt thực tập: Thực tập tốt nghiệp, thực tập tính tín chỉ hoặc phục vụ nghiên cứu khoa học gần như luôn cần giấy giới thiệu. Thực tập tự nguyện, ngắn hạn thì có thể không cần.

Để chắc chắn, bạn nên hỏi khoa hoặc phòng đào tạo, đồng thời liên hệ trước với bộ phận nhân sự nơi thực tập. Ngay cả khi không bắt buộc, có giấy giới thiệu thực tập vẫn giúp hồ sơ của bạn chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn.

Mẫu giấy giới thiệu thực tập có bắt buộc không?

3. Mẫu giấy giới thiệu thực tập mới nhất

Mẫu giấy giới thiệu thực tập đúng chuẩn sẽ giúp đơn vị tiếp nhận nhanh chóng nắm được thông tin sinh viên, mục đích và thời gian thực tập. Nhờ vậy, thủ tục tiếp nhận cũng diễn ra thuận lợi hơn. Dưới đây là 2 mẫu giấy xác nhận thực tập được dùng phổ biến:

3.1. Mẫu giấy giới thiệu thực tập từ nhà trường

Đây là mẫu do nhà trường hoặc khoa chuyên môn soạn và ban hành, gửi trực tiếp đến cơ quan, doanh nghiệp tiếp nhận. Mẫu được trình bày theo thể thức văn bản hành chính, gồm quốc hiệu, tiêu ngữ, số và ký hiệu văn bản, chữ ký của trưởng khoa hoặc người có thẩm quyền, kèm con dấu của trường. Mẫu này phù hợp với các đợt thực tập chính thức như thực tập tốt nghiệp hoặc thực tập tính tín chỉ.

Mẫu giấy giới thiệu thực tập từ nhà trường

Tải mẫu: TẠI ĐÂY

3.2. Mẫu giấy giới thiệu thực tập cho sinh viên

Mẫu này dành cho trường hợp sinh viên tự liên hệ nơi thực tập và cần chuẩn bị sẵn giấy giới thiệu trước khi trình khoa ký xác nhận. Nội dung tập trung vào thông tin cá nhân, ngành học, đơn vị dự kiến thực tập và thời gian thực tập, kèm phần xác nhận của nhà trường và đơn vị tiếp nhận. Mẫu đơn giản, dễ điền, giúp sinh viên chủ động hơn khi đi xin thực tập.

Mẫu giấy giới thiệu thực tập cho sinh viên

Tải mẫu: TẠI ĐÂY

4. Cách viết giấy giới thiệu thực tập đúng chuẩn, đầy đủ nội dung

Một giấy giới thiệu thực tập hợp lệ cần chính xác cả về nội dung lẫn hình thức. Người soạn phải điền đầy đủ thông tin của 3 bên: đơn vị cấp giấy, sinh viên được giới thiệu và cơ quan tiếp nhận thực tập. 

4.1. Thông tin đơn vị, nhà trường cấp giấy

Phần đầu giấy giới thiệu thực tập thể hiện ai là người giới thiệu. Phần này được trình bày theo thể thức văn bản hành chính. Các thành phần chính của thể thức được quy định ở khoản 2 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Cần ghi đủ:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM / Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”.
• Tên cơ quan chủ quản và đơn vị cấp giấy: ví dụ “BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO / TRƯỜNG ĐẠI HỌC…”, hoặc tên khoa nếu khoa trực tiếp cấp.
• Số, ký hiệu văn bản và địa danh, ngày tháng: ví dụ “Số: 125/GGT-ĐHXX” và “Hà Nội, ngày… tháng… năm…”.
• Tên cơ quan tiếp nhận: ghi sau cụm “Kính gửi:”, đúng tên đầy đủ của doanh nghiệp hoặc tổ chức.
• Phần ký xác nhận: chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, thường là trưởng khoa ký thừa lệnh hiệu trưởng, kèm dấu của trường.

Tìm hiểu thêm: Khóa luận tốt nghiệp

4.2. Thông tin sinh viên thực tập

Phần này của giấy giới thiệu thực tập cho đơn vị tiếp nhận biết ai được giới thiệu. Thông tin phải khớp với hồ sơ của trường:

• Họ và tên: Viết đầy đủ, có dấu, đúng giấy tờ tùy thân
• Mã số sinh viên: Ghi chính xác theo thẻ sinh viên
• Lớp, khóa: Ví dụ: Lớp QTKD01, Khóa 2023–2027
• Ngành, chuyên ngành: Ghi đúng tên ngành đào tạo
• Số điện thoại, email: Để đơn vị tiếp nhận tiện liên hệ

Thông tin sinh viên thực tập

4.3. Nội dung và thời gian thực tập

Đây là phần nêu mục đích giới thiệu, giúp đơn vị tiếp nhận sắp xếp vị trí và người hướng dẫn phù hợp. Cần trình bày ngắn gọn:

• Mục đích: ví dụ “Thực tập tốt nghiệp” hoặc “Thực tập chuyên ngành, thu thập số liệu cho khóa luận”.
• Vị trí hoặc bộ phận mong muốn: ví dụ phòng Kế toán, phòng Marketing.
• Thời gian thực tập: ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc, ví dụ “Từ ngày 01/03/2027 đến ngày 30/04/2027”.
• Tên đề tài (nếu có): giúp đơn vị biết sinh viên cần tiếp cận loại tài liệu nào.
• Lời đề nghị: ví dụ “Kính đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để sinh viên hoàn thành tốt đợt thực tập.”
• Phần xác nhận của đơn vị tiếp nhận: để trống cho cơ quan ghi ý kiến, ký và đóng dấu.

5. Những lỗi thường gặp khi viết giấy giới thiệu thực tập

Giấy giới thiệu thực tập chỉ dài khoảng một trang, nhưng một sai sót nhỏ cũng có thể khiến đơn vị tiếp nhận từ chối hoặc nhà trường không công nhận kết quả thực tập. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất khi viết giấy giới thiệu thực tập và cách khắc phục:

• Sai thông tin sinh viên: Họ tên thiếu dấu, sai mã số sinh viên, lớp hoặc ngành học khiến đơn vị tiếp nhận không xác minh được tư cách sinh viên. Bạn nên đối chiếu với thẻ sinh viên và hồ sơ của trường trước khi nộp.
• Ghi sai hoặc thiếu tên cơ quan tiếp nhận: Tên viết tắt hoặc tên thương hiệu không thay được tên pháp lý của doanh nghiệp. Bạn nên hỏi bộ phận nhân sự để lấy tên đầy đủ, chính xác.
• Thời gian thực tập không rõ ràng: Ghi chung chung như “2 tháng”, hoặc ghi lệch với kế hoạch của khoa, sẽ gây khó khăn khi xác nhận kết quả về sau. Bạn nên ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc thực tập.
• Thiếu chữ ký, dấu hoặc ký sai thẩm quyền: Văn bản không có chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của trường sẽ không có giá trị. Người ký thường là trưởng khoa, ký thừa lệnh hiệu trưởng.
• Sai thể thức văn bản: Thiếu quốc hiệu, tiêu ngữ, số và ký hiệu hoặc ngày ban hành làm văn bản kém chuyên nghiệp. Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cụ thể khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức. Nếu trường đã có mẫu riêng, bạn chỉ cần điền đúng các mục có sẵn, không tự ý thay đổi bố cục.
• Bỏ trống phần xác nhận của đơn vị tiếp nhận: Thiếu ý kiến, chữ ký và dấu của cơ quan thực tập thì nhà trường không có căn cứ để đánh giá. Hãy nhắc đơn vị xác nhận ngay khi tiếp nhận.
• Tẩy xóa, sửa tay trên văn bản đã ký: Văn bản bị sửa dễ bị nghi ngờ tính xác thực. Nếu có sai sót, bạn nên xin cấp lại giấy mới.
• Nộp muộn hoặc khi giấy đã hết hạn: Nộp sát ngày có thể khiến bạn lỡ đợt thực tập. Bạn nên nộp sớm và kiểm tra thời hạn ghi trên giấy.

Những lỗi thường gặp khi viết giấy giới thiệu thực tập

Tìm hiểu thêm: Bìa báo cáo thực tập

6. Phân biệt giấy giới thiệu thực tập với đơn xin thực tập

Khi chuẩn bị hồ sơ thực tập, nhiều sinh viên hay nhầm giấy giới thiệu thực tập với đơn xin thực tập. Thực tế, đây là hai văn bản khác nhau về người lập, mục đích và giá trị. 

Phân biệt giấy giới thiệu thực tập với đơn xin thực tập

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ giấy giới thiệu thực tập là gì, khi nào cần dùng, cũng như nắm được mẫu và cách viết chuẩn để hoàn thiện hồ sơ thực tập. Nếu bạn đang cần hỗ trợ viết thuê báo cáo thực tập, hãy liên hệ Luận Văn 1080. Đội ngũ chúng tôi chắc chắn sẽ đồng hành cùng bạn từ khâu chọn đề tài đến khi hoàn thiện, đúng tiến độ và đúng chuẩn học thuật.

Nguồn tài liệu:

• Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Về công tác văn thư – Cổng TTĐT Chính phủ: https://datafiles.chinhphu.vn/cpp/files/vbpq/2020/03/30.signed.pdf