Hướng dẫn viết trích yếu văn bản đúng chuẩn Nghị định 30

Trích yếu văn bản là gì và vì sao chỉ một dòng ngắn lại quyết định văn bản có đúng chuẩn hay không? Trong bài viết này, Luận Văn 1080 sẽ giải thích cho bạn hiểu khái niệm trích yếu văn bản cùng cách viết trích yếu kèm theo ví dụ minh họa cụ thể. Cùng theo dõi nhé!

1. Trích yếu văn bản là gì?

Vậy trích yếu văn bản là gì? Theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

Chỉ cần đọc trích yếu, người nhận đã biết văn bản bàn về vấn đề gì, chưa cần đọc phần nội dung chi tiết. Trích yếu cùng với tên loại văn bản là một trong 9 thành phần chính của thể thức văn bản hành chính, được quy định tại khoản 2 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Ví dụ:

• Văn bản có tên loại: QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
• Công văn: V/v triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

Lưu ý: Trích yếu khác với trích dẫn. Trích yếu là phần tóm lược nội dung của chính văn bản đang soạn. Trích dẫn là việc lấy nội dung từ văn bản khác đưa vào.

Trích yếu văn bản là gì?

Tìm hiểu thêm: Tác dụng của thành phần biệt lập

2. Vai trò của trích yếu trong văn bản hành chính

Mỗi ngày, một cơ quan có thể tiếp nhận hàng chục, thậm chí hàng trăm văn bản. Để biết văn bản nào cần xử lý trước và chuyển cho ai, người làm văn thư và lãnh đạo thường nhìn vào trích yếu đầu tiên. Đó là lý do ngoài việc tìm hiểu trích yếu văn bản là gì, người soạn thảo cần nắm rõ vai trò của trích yếu trong văn bản hành chính.

• Giúp người đọc nắm ý chính ngay lập tức: Trích yếu khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. Vì vậy, chỉ cần đọc dòng này, người nhận đã biết văn bản bàn về vấn đề gì, chưa cần đọc toàn bộ nội dung. Với lãnh đạo hay cán bộ phải xử lý hàng chục văn bản mỗi ngày, trích yếu giúp tiết kiệm thời gian và xác định thứ tự ưu tiên xử lý nhanh hơn.
• Định hướng nội dung, tránh lan man và lặp ý: Với người soạn thảo, trích yếu giống như “trục chính” của văn bản. Khi đã xác định rõ trích yếu, mọi nội dung bên dưới đều phải xoay quanh vấn đề đã nêu. Nhờ đó văn bản chặt chẽ, không lạc đề và không phải nhắc lại ý chính nhiều lần.
• Là căn cứ để đăng ký, phân loại và chuyển giao văn bản: Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn thư cơ quan phải đăng ký văn bản đi (Điều 16) và đăng ký văn bản đến (Điều 22). Khi đăng ký, thông tin “tên loại và trích yếu nội dung” được ghi vào sổ đăng ký hoặc cập nhật vào hệ thống quản lý văn bản. Dựa vào trích yếu, văn thư và lãnh đạo xác định văn bản thuộc lĩnh vực nào, cần chuyển cho đơn vị hay cá nhân nào giải quyết.
• Hỗ trợ tra cứu, lập hồ sơ và lưu trữ: Trong hệ thống quản lý văn bản điện tử, trích yếu là một trong những trường thông tin được dùng nhiều nhất để tìm kiếm văn bản. Trích yếu rõ ràng, chứa đúng từ khóa giúp tìm lại văn bản nhanh chóng, kể cả khi đã qua nhiều năm. Khi lập hồ sơ công việc, trích yếu cũng giúp sắp xếp các văn bản cùng vấn đề, cùng sự việc vào đúng hồ sơ. Điều này tạo thuận lợi cho việc nộp lưu và khai thác tài liệu về sau.
• Bảo đảm đúng thể thức và tăng tính chuyên nghiệp: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản là một trong 9 thành phần chính của thể thức văn bản hành chính. Thiếu trích yếu hoặc trình bày sai vị trí, cỡ chữ, kiểu chữ đều khiến văn bản không đúng thể thức. Ngược lại, trích yếu đúng chuẩn, ngắn gọn và chính xác giúp văn bản chỉn chu về hình thức, rõ ràng về nội dung. Qua đó, văn bản thể hiện sự chuyên nghiệp của cơ quan, tổ chức ban hành.

Vai trò của trích yếu trong văn bản hành chính

3. Vị trí và cách trình bày trích yếu nội dung văn bản

Khi đã hiểu trích yếu văn bản là gì, việc tiếp theo bạn cần biết là cách trình bày trích yếu đúng thể thức. Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cụ thể vị trí, loại chữ, cỡ chữ và kiểu chữ của trích yếu. Quy định được chia thành hai trường hợp: văn bản có tên loại và công văn.

Đối với văn bản có tên loại

Văn bản có tên loại là các văn bản như quyết định, tờ trình, báo cáo, kế hoạch, thông báo…

Vị trí: Trích yếu được đặt ngay dưới tên loại văn bản, tại ô số 5a trong sơ đồ bố trí thể thức (Mục IV Phần I Phụ lục I). Cả tên loại và trích yếu đều được canh giữa theo chiều ngang văn bản.

Cách trình bày:

• Tên loại văn bản: chữ in hoa, cỡ chữ 13–14, kiểu chữ đứng, đậm.
• Trích yếu nội dung: chữ in thường, cỡ chữ 13–14, kiểu chữ đứng, đậm.
• Đường kẻ: bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, dài từ 1/3 đến 1/2 dòng chữ, đặt cân đối so với dòng chữ.

Ví dụ: 

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ

──────────

Đối với công văn

Công văn là văn bản không có tên loại, nên trích yếu được trình bày theo cách riêng.

Vị trí: Trích yếu được đặt dưới số, ký hiệu văn bản, tại ô số 5b trong sơ đồ bố trí thể thức, bắt đầu bằng chữ viết tắt “V/v” (về việc).

Cách trình bày:

• Chữ in thường, cỡ chữ 12–13, kiểu chữ đứng (không in đậm).
• Không có đường kẻ bên dưới.

Ví dụ:

Số: 125/UBND-VP

V/v triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

Vị trí và cách trình bày trích yếu nội dung văn bản

Tìm hiểu thêm: Cơ chế là gì

4. Cách viết trích yếu đúng chuẩn theo Nghị định 30/2020

Sau khi đã hiểu trích yếu văn bản là gì và cách trình bày, hãy cùng Luận Văn 1080 tìm hiểu cách viết nội dung trích yếu ngắn gọn, chính xác và đúng tinh thần Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Yêu cầu chung

Theo Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP, một trích yếu đạt chuẩn cần đáp ứng 4 yêu cầu:

• Ngắn gọn: Chỉ dùng một câu hoặc một cụm từ, không viết thành đoạn văn.
• Chính xác: Phản ánh đúng vấn đề văn bản giải quyết, không suy diễn, không gây hiểu nhầm.
• Khái quát: Bao quát được nội dung chủ yếu, không đi vào chi tiết.
• Rõ ràng: Dùng ngôn ngữ hành chính, dễ hiểu, hạn chế viết tắt (trừ “V/v” trong công văn).

Công thức viết trích yếu

Bạn có thể dùng công thức sau cho phần lớn văn bản hành chính:

[Về việc / V/v] + [Hành động] + [Đối tượng] + [Phạm vi, thời gian hoặc căn cứ (nếu cần)]

Ví dụ:

• Quyết định: Về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện
• Kế hoạch: Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư năm 2026
• Công văn: V/v đề nghị cung cấp số liệu báo cáo quý III năm 2026

Quy trình viết trích yếu

• Bước 1: Xác định mục đích văn bản. Văn bản này ban hành, đề nghị, báo cáo, hướng dẫn hay trả lời?
• Bước 2: Xác định vấn đề cốt lõi của văn bản. Gạch ra các ý chính của văn bản rồi chọn một vấn đề trung tâm mà các ý còn lại xoay quanh.
• Bước 3: Viết bản nháp. Ghép mục đích và vấn đề cốt lõi theo công thức ở mục 4.2.
• Bước 4: Rút gọn và kiểm tra. Lược bỏ từ thừa, sau đó tự hỏi: “Người nhận chỉ đọc dòng này có hiểu văn bản nói về việc gì không?”

Nên viết trích yếu sau khi hoàn thiện nội dung văn bản. Khi đó bạn đã nắm rõ toàn bộ vấn đề nên tóm lược sẽ chính xác hơn.

Cách viết trích yếu đúng chuẩn theo Nghị định 30/2020

5. Một số ví dụ về trích yếu văn bản thường gặp

Sau khi đã nắm được trích yếu văn bản là gì, cách trình bày và cách viết, giờ là lúc bạn cần xem trích yếu được dùng như thế nào trong thực tế qua các ví dụ sau đây:

Ví dụ 1: Quyết định

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ

──────────

Ví dụ 2: Tờ trình

TỜ TRÌNH

Về việc đề nghị phê duyệt kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng năm 2026

──────────

Ví dụ 3: Báo cáo

BÁO CÁO

Kết quả thực hiện nhiệm vụ 9 tháng đầu năm và phương hướng quý IV năm 2026

──────────

Ví dụ 4: Kế hoạch

KẾ HOẠCH

Tổ chức Hội thi nghiệp vụ văn thư năm 2026

──────────

Ví dụ 5: Thông báo

THÔNG BÁO

Lịch nghỉ Tết Nguyên đán năm 2027

──────────

Ví dụ 6: Công văn đề nghị

Số: 215/SNV-VP

V/v đề nghị cung cấp số liệu báo cáo quý III năm 2026

Ví dụ 7: Công văn trả lời

Số: 230/SNV-VP

V/v trả lời Công văn số 45/STC-NS ngày 05/10/2026 của Sở Tài chính

Ví dụ 8: Công văn hướng dẫn

Số: 241/SNV-VP

V/v hướng dẫn lập hồ sơ công việc năm 2026

Ví dụ 9: Công văn triển khai

Số: 252/SNV-VP

V/v triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

Một số ví dụ về trích yếu văn bản thường gặp

Tìm hiểu thêm: Hành chính công là gì

6. Lỗi thường gặp khi viết trích yếu văn bản

Nhiều người đã hiểu rõ trích yếu văn bản là gì nhưng khi soạn thảo vẫn mắc lỗi. Các lỗi này có thể nằm ở cách diễn đạt hoặc ở cách trình bày. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất khi viết trích yếu văn bản:

Về nội dung

• Lỗi 1: Trích yếu quá chung chung: Trích yếu không nêu rõ mục đích hay vấn đề cụ thể, nên người đọc không biết văn bản yêu cầu gì.
• Lỗi 2: Trích yếu quá dài, diễn giải chi tiết: Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, trích yếu chỉ là “một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ”. Đưa lý do, mục tiêu hay nội dung chi tiết vào trích yếu là sai yêu cầu.
• Lỗi 3: Trích yếu không khớp với nội dung: Trích yếu nêu một vấn đề nhưng nội dung văn bản lại giải quyết vấn đề khác, hoặc chỉ phản ánh một phần nội dung. Lỗi này hay xảy ra khi sửa nội dung văn bản mà quên cập nhật trích yếu.
• Lỗi 4: Gộp nhiều vấn đề vào một trích yếu: Gộp nhiều việc vào một văn bản khiến trích yếu dài và thiếu trọng tâm. Văn thư cũng khó xác định cần chuyển văn bản cho bộ phận nào xử lý.
• Lỗi 5: Viết tắt tùy tiện, thiếu thông tin đối chiếu: Viết tắt “CV”, “QĐ” hoặc chỉ ghi số văn bản khiến người nhận khó xác định văn bản được nhắc đến, vì số văn bản có thể trùng nhau qua các năm.
• Lỗi 6: Lặp lại tên loại văn bản: Tên loại đã in hoa ngay phía trên, nên nhắc lại trong trích yếu chỉ làm dòng chữ dài thêm mà không bổ sung thông tin.

Về hình thức trình bày

Lỗi thường gặp khi viết trích yếu văn bản

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ trích yếu văn bản là gì, đồng thời nắm được vai trò, cách trình bày và cách viết trích yếu đúng chuẩn Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Nếu bạn đang cần hỗ trợ hoàn thiện tiểu luận, báo cáo hay các bài viết học thuật, đội ngũ của Luận Văn 1080 có dịch vụ viết thuê tiểu luận chuyên nghiệp, đúng yêu cầu trình bày của từng trường, với chi phí hợp lý. 

Nguồn tài liệu:

1. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Về công tác văn thư – Cổng TTĐT Chính phủ: https://datafiles.chinhphu.vn/cpp/files/vbpq/2020/03/30.signed.pdf
2. Phụ lục I: Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản – Cổng TTĐT Chính phủ: https://datafiles.chinhphu.vn/cpp/files/vbpq/2020/03/30.signed.pdf