Lập Kế Hoạch Kinh Doanh Là Gì? Quy Trình, Phân Loại Và Tầm Quan Trọng Trong Doanh Nghiệp

Lập kế hoạch kinh doanh là một khâu quan trọng và không thể thiếu đối với một doanh nghiệp, dù nhỏ hay lớn. Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp cũng giống như bản đồ cho bạn đi du lịch một nước nào đó vậy. Nếu như không có một kế hoạch kinh doanh tốt, cho dù bạn có những ý tưởng kinh doanh vĩ đại đến mức nào thì cũng rất khó thành công, thậm chí còn là thất bại nặng nề. Vì vậy, việc hiểu rõ bản chất, mục tiêu, phân loại và quy trình lập kế hoạch là nền tảng để doanh nghiệp phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh hiện nay.

Lập kế hoạch kinh doanh là gì?

1. Lập kế hoạch kinh doanh là gì?

Có nhiều cách tiếp cận khác nhau khi bàn về bản chất của lập kế hoạch kinh doanh, phản ánh các góc nhìn riêng của từng nhà nghiên cứu, tổ chức và trường phái quản trị.

Theo GS.TS Đỗ Văn Phức: “Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu, lựa chọn các cặp sản phẩm – khách hàng và các nguồn lực trong tương lai gần hoặc xa cụ thể.” (Quản lý doanh nghiệp của GS.TS Đỗ Văn Phức [67, trang]

Còn theo Viện Nghiên cứu và Đào tạo về Quản lý: “Lập kế hoạch là sự sắp đặt và hoạch định trước các hành động trong tương lai; để tổ chức hoạt động hiệu quả, nhà quản lý cần xác định rõ phương hướng, mục tiêu và nội dung hành động.”

Chính vì vậy mà trong các doanh nghiệp, lãnh đạo doanh nghiệp thường coi trọng những cơ hội kinh doanh trong tương lai luôn rộng mở, và họ giữ những kế hoạch của mình trong đầu. Còn những doanh nghiệp có tầm cỡ lớn hơn, người ta có thể lên những kế hoạch tài chính chi tiết và thực hiện hàng loạt công việc nghiên cứu thị trường.

Việc lập kế hoạch kinh doanh có thể đáp ứng được cả hai yêu cầu trên thì kết quả sẽ có là một tài liệu tương đối súc tích, bản kế hoạch kinh doanh này cũng có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, và như vậy hình thức trình bày bản kế hoạch tuỳ thuộc vào mục đích cụ thể của nó.

2. Tại sao phải lập kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp?

• Nghiên cứu và quản lý sự thay đổi: Môi trường phát triển tất yếu dẫn đến sự thay đổi như những xu hướng mới của thị trường, hàng hóa và nhu cầu tiêu dùng hay yếu tố nội bộ từ nguồn lực, quy trình, nhân sự. Sự thay đổi của môi trường và những yếu tố nội bộ sẽ là những yếu tố làm cản trở việc thực hiện kế hoạch.
• Vạch ra những con đường phát triển gắn bó: Đó là đảm bảo tính liên kết giữa các mục tiêu và phân chia các nguồn vốn của doanh nghiệp. Các mục tiêu phối hợp sẽ được phản ánh ở các kế hoạch sản xuất, tài chính, tiếp thị, ngân sách,… nhằm hướng tới cùng một mục tiêu, tránh tình trạng rời rạc hoặc xung đột trong quá trình thực hiện.
• Cải thiện hiệu năng của doanh nghiệp: Công tác kế hoạch cho phép tối ưu hoá nguồn vốn của doanh nghiệp, thông qua việc thực hiện hoạch định kinh doanh mà tài nguyên không bị lãng phí, từ đó doanh nghiệp ấn định mục tiêu tiến độ, và có tính khả thi.

3. Phân loại kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp

Kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, tùy vào mục tiêu, phạm vi, thời gian và nội dung quản trị. Mỗi loại kế hoạch giữ một vai trò riêng phù hợp với định hướng phát triển chung của doanh nghiệp.

3.1. Căn cứ vào bản chất của kế hoạch

Căn cứ vào bản chất, hệ thống kế hoạch trong doanh nghiệp thường bao gồm bốn lĩnh vực chính như:

🔹 a. Kế hoạch hoá nguyên tắc kinh doanh

• Kế hoạch hoá nguyên tắc kinh doanh mô tả các nguyên tắc kinh doanh chung. Các nguyên tắc kinh doanh được biểu hiện rõ nét ở các nhân tố như truyền thống, hình thức pháp lý, tư duy của chủ sở hữu.
• Trong mọi trường hợp chúng phải được biểu hiện bằng các văn bản và phải được chứng minh theo khả năng. Chỉ có thế thì mới giải thích chúng một cách hợp lý nhất, loại bỏ mâu thuẫn và nhận thức với cách là hướng đích liên tục cũng như với tư cách như là nhân tố “ý muốn” của quản trị gia và người lao động.
• Tất nhiên các nguyên tắc kinh doanh không phải là cố định. Ngay cả trong hình thức văn bản cũng cho phép kiểm tra chúng trong mọi lúc, duy trì hay làm cho chúng thích hợp với hoàn cảnh thay đổi.

🔹 b. Kế hoạch hoá chiến lược

• Kế hoạch hoá chiến lược gắn với kế hoạch hoá chiến lược dài hạn về sự kết hợp sản phẩm – thị trường trong vùng kinh doanh chiến lược và từ đó cũng gắn với kế hoạch đề cập đến việc tạo ra và duy trì các khả năng dẫn đến kết quả và cuối cùng là việc xác định kế hoạch chương trình sản xuất có tính chiến lược.
• Việc phân tích khả năng hiện có dẫn đến kết quả của doanh nghiệp cũng là đối tượng của kế hoạch hoá dài hạn nó được xây dựng trên cơ sở các dự đoán về sức hấp dẫn về thị trường xác định.

🔹 c. Kế hoạch hoá chiến thuật

Nhiệm vụ của kế hoạch hoá chiến thuật là dựa trên cơ sở của kế hoạch hoá chiến lược để phát triển các kế hoạch đó thành các chương trình sản xuất – kinh doanh ngắn và trung hạn và xác định các biện pháp để thực hiện kế hoạch của từng bộ phận chức năng riêng biệt. Phải chú ý đến vấn đề xác định kế hoạch bộ phận cho mọi chức năng khác nhau.

🔹 d. Kế hoạch hoá khả năng thanh toán và kết quả

• Mọi bộ phận của hệ thống kế hoạch hóa đều phải gắn với kế hoạch hoá khả năng thanh toán và kết quả.
• Các tính toán kết quả, các cân đối kế hoạch và các kế hoạch tài chính liên quan đến toàn doanh nghiệp là các công cụ điển hình của công tác kế hoạch khả năng thanh toán và kết quả. Hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trường rất đa dạng.

3.2. Căn cứ vào độ dài thời kỳ kế hoạch

Theo thời gian thực hiện, kế hoạch được chia thành ba loại cơ bản:

• Kế hoạch dài hạn (kế hoạch chiến lược thường gọi là chiến lược) thường có độ dài thời gian từ 5 năm tới 10 năm. Kế hoạch dài hạn nhằm xác định các lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp sẽ tham gia, đa dạng hàng hoá hoặc cải thiện các lĩnh vực hiện tại; xác định các mục tiêu , chính sách và giải pháp dài hạn về tài chính, đầu tư, nghiên cứu, phát triển con người….
• Kế hoạch trung hạn (thường chỉ là 2 – 3 năm) nhằm phác thảo các chương trình trung hạn để thực hiện hoá các lĩnh vực mục tiêu, chính sách giải pháp được hoạch định trong chiến lược lựa chọn.
• Kế hoạch hàng năm: kế hoạch hàng năm là sự cụ thể hoá của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh căn cứ vào định hướng mục tiêu chiến lược và kế hoạch trung hạn, vào kết quả nghiên cứu, điều chỉnh các căn cứ xây dựng kế hoạch cho phù hợp với điều kiện của năm kế hoạch.

3.3. Căn cứ vào mối quan hệ giữa các hoạt động kế hoạch

Căn cứ vào mối quan hệ gắn bó giữa các hoạt động kế hoạch trong phạm vi doanh nghiệp, các loại kế hoạch của doanh nghiệp bao gồm:

• Các kế hoạch mục tiêu: Đây là bộ phận kế hoạch quan trọng nhất của doanh nghiệp, nhằm hoạch định các mục tiêu, chính sách giải pháp về sản phẩm, thị trường quy mô và cơ cấu các hoạt động sản xuất kinh doanh. Nó cũng xác định các chỉ tiêu tài chính cơ bản nhằm xác định hiệu quả của sản xuất kinh doanh gắn với từng phương án được hoạch định.
• Các kế hoạch điều kiện hay hỗ trợ (về lao động, tiền lương, vật tư, vốn…) nhằm xác định các mục tiêu giải pháp, phương án huy động, khai thác các tiềm năng và nguồn lực thực hiện có hiệu quả các phương án kế hoạch mục tiêu.

Việc xây dựng và thực hiện các kế hoạch điều kiện là nhằm đảm bảo nâng cao tính khả thi của các phương án và chương trình kế hoạch của doanh nghiệp.

3.4. Căn cứ vào phạm vi hoạt động

Theo phạm vi hoạt động, kế hoạch của doanh nghiệp bao gồm:

• Kế hoạch tổng thể của doanh nghiệp: Kế hoạch tổng thể của doanh nghiệp luôn đề cập đến toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thiết lập những mục tiêu chung của doanh nghiệp và giá trị của nó đối với môi trường.
• Kế hoạch bộ phận: Kế hoạch bộ phận chỉ đề cập đến từng phần quá trình sản xuất kinh doanh. Loại kế hoạch này gắn liền với từng lĩnh vực hoạt động chức năng như: Kế hoạch marketing, kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật tư, kế hoạch tài chính, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tiền lương,…

3.5. Căn cứ vào phân cấp quản lý

Về phân cấp kế hoạch, trong một tổ chức có hai loại kế hoạch chính:

• Các kế hoạch chiến lược: Được lập để hướng tới các mục tiêu của tổ chức – thực hiện những sứ mệnh ấy là lý do duy nhất đối với sự tồn tại của tổ chức.
• Các kế hoạch tác nghiệp: Mô tả chi tiết cách thức thực hiện mục tiêu chiến lược, bao gồm kế hoạch sử dụng một lần (single-use) cho những kế hoạch, hoạt động không lặp lại; và kế hoạch cố định (standing plans) cho việc tiếp cận và giải quyết các tình huống thường xuyên gặp và dự đoán sẽ còn tiếp tục diễn ra.

Sơ đồ phân cấp kế hoạch trong doanh nghiệp bằng mô hình kim tự tháp

3.6. Căn cứ vào đối tượng kế hoạch hoá

Căn cứ vào đối tượng kế hoạch hoá, có thể phân biệt các loại đối tượng theo đối tượng cụ thể:

• Kế hoạch xây dựng doanh nghiệp: Xác định việc xây dựng tổng thể doanh nghiệp về phương diện tổ chức, tài chính, kỹ thuật và chịu ảnh hưởng rất mạnh của kế hoạch chiến lược.
• Kế hoạch chương trình: Xác định chương trình sản xuất – kinh doanh theo từng thời kỳ, thường là thời kỳ trung hạn và ngắn hạn cụ thể
• Kế hoạch sản xuất – kinh doanh: Xây dựng trên cơ sở kế hoạch chương trình và có nhiệm vụ xác định chính xác các nhân tố sản xuất thành kế hoạch mua sắm, kế hoạch vật tư, kế hoạch sản xuất, kế hoạch dự trữ và kế hoạch tiêu thụ.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn xây dựng các thủ tục và quy tắc hoạt động – đây là hướng dẫn chi tiết cho việc thực hiện các công việc cụ thể nào đó. Ví dụ: thủ tục thanh toán, thủ tục xuất kho, thủ tục đăng ký kinh doanh…

>> Tham khảo thêm: Dịch vụ thuê người làm luận văn phù hợp nhiều chuyên ngành

4. Quy trình lập kế hoạch kinh doanh

Theo GS.TS Đỗ Văn Phức, quy trình lập kế hoạch kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp bao gồm ba giai đoạn cơ bản, thể hiện sự kết hợp giữa phân tích – dự báo – lựa chọn nhằm xây dựng một bản kế hoạch khoa học, khả thi và hiệu quả:

Quy trình lập kế hoạch kinh doanh theo GS.TS Đỗ Văn Phức

4.1. Giai đoạn A – Phân tích, dự báo và kiểm định các căn cứ của kế hoạch

Trong giai đoạn đầu tiên, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích, dự báo và kiểm định độ tin cậy của các căn cứ thông qua việc hiểu rõ thị trường, đối thủ và năng lực nội tại của doanh nghiệp bằng các bước như:

• Dự báo nhu cầu thị trường: xác định xu hướng tiêu dùng, mức cầu hiện tại và tiềm năng.
• Phân tích đối thủ cạnh tranh: nhận diện các nguồn cung thay thế, chiến lược giá và năng lực cạnh tranh.
• Đánh giá nội lực doanh nghiệp: bao gồm năng lực sản xuất, tài chính, nhân lực và thương hiệu.

Sau khi thu thập dữ liệu, doanh nghiệp cần kiểm định độ tin cậy của các kết quả dự báo, bởi “không bột mà gột nên hồ” – nghĩa là, nếu các căn cứ không đủ chính xác, bản kế hoạch sẽ thiếu tính khả thi.

Tuy nhiên, dự báo trong kinh doanh luôn tồn tại sai số, bởi các yếu tố thị trường và nội bộ thường tác động qua lại hữu cơ. Vì vậy, nhà quản trị cần thường xuyên cập nhật thông tin và điều chỉnh kịp thời các giả định ban đầu.

4.2. Giai đoạn B – Xây dựng các phương án kế hoạch kinh doanh

Một phương án kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp có ba phần chính:

• Mục tiêu kinh doanh
• Các cặp sản phẩm – khách hàng cụ thể
• Các nguồn lực huy động và sử dụng.

Ba phần độc lập tương đối nhưng quan hệ hữu cơ với nhau. Xác định phần này phải giả định, lường định hai phần còn lại.

4.3. Giai đoạn C – Cân nhắc và lựa chọn phương án kế hoạch kinh doanh

• Lựa chọn phương án kế hoạch kinh doanh là so sánh, cân nhắc các phương án đã được xác định về các mặt vốn đầu tư, hiệu quả tài chính, hiệu quả kinh tế – xã hội, về mặt môi trường cùng với sự thể hiện ngày một rõ hơn của các điều kiện, tiền đề đi đến chính thức quyết định chọn một phương án kế hoạch kinh doanh tối ưu nhất, sát hợp nhất, khả thi nhất,…
• Trong trường hợp phải so sánh nhiều phương án người ta phải áp dụng vận trù học, các thuật toán và máy tính.
• Đôi khi việc phân tích và đánh giá các phương án cho thấy rằng, có hai hoặc nhiều phương án thích hợp và người quản lý có thể quyết định thực hiện một số phương án…